Logística aplicada

Guía para la planeación estratégica paso por paso

El plan estratégico logístico permite redireccionar los esfuerzos de la empresa hacia una entrega de valor en el producto o servicio.

El término logística tiene origen en las actividades militares de la década de los años 50, cuando la milicia comienza a poner especial atención a las actividades de aprovisionamiento, almacenaje y administración de recursos para la guerra. Aproximadamente una década más tarde el término es adoptado en el ambiente empresarial.

Durante décadas el concepto sufrió varios cambios y adiciones, hoy en el siglo XXI la logística es entendida como la lógica para generar valor (ver artículo La lógica para generar valor, en Tu Interfaz de Negocios No. 4), es decir incluye la gestión de todas las actividades que aporten un elemento de utilidad a un producto o servicio.

Entendida así, la logística se convierte en un eje fundamental para la competitividad de la empresa, de manera que puede y debe gestionada en empresas tanto de productos como de servicios, en instituciones gubernamentales, educativas y en general cualquier organización.

Uno de los primeros pasos para contar con un sistema logístico competitivo es la elaboración de un Plan Estratégico de Logística (PEL) el cual formula los objetivos en materia logística a largo plazo y define acciones y pasos metodológicos para alcanzarlos. Al poner en marcha el PEL se busca la reingeniería de la organización y el establecimiento permanente de actividades para la mejora continua de los procesos logísticos.



Figura 1. Pasos del Plan Estratégico Logístico (PEL).

Plan estratégico de Logística, paso por paso

Paso 1 y 2. Decisión a nivel gerencial e integración del grupo de trabajo

La decisión debe ser a nivel dirección general para que de esta manera se garantice el entendimiento y compromiso con el PEL, asimismo es conveniente que tanto el líder del proyecto como los integrantes del equipo de trabajo tengan un excelente manejo del lenguaje de la planeación estratégica y de los conceptos logísticos. Es fundamental que el grupo conozca y entienda la misión, visión y objetivos organizacionales de la empresa para que el PEL pueda estar alineado con la estrategia organizacional.

Paso 3. Análisis FODA

La planeación estratégica requiere de un diagnóstico logístico tanto en sus componentes internos (Fortalezas y Debilidades) como externos (Oportunidades y Amenazas), es decir un análisis FODA. Este ejercicio debe estar enfocado en el sistema logístico completo, por ello es importante que el equipo de trabajo sepa identificar todas las actividades de la empresa que en mayor o menor medida puedan afectar la entrega de valor al cliente.

En general se puede decir que las fortalezas y oportunidades son todos aquellos factores internos y externos, respectivamente, que actúan en favor de los objetivos; mientras que las debilidades y amenazas son los factores internos y externos, respectivamente, que funcionan en contra de los objetivos. Para conocer más sobre la definición e identificación de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas consultar el artículo Planeación estratégica, en Tu Interfaz de Negocios No. 8.

La matriz FODA genera un “diagnóstico del sistema logístico actual” y mediante el análisis interno de la capacidad directiva, competitiva, financiera, técnica o tecnológica y del talento humano, y el análisis externo a partir de factores económicos, políticos sociales, tecnológicos, geográficos, y competitivos, permite establecer prioridades futuras.

Para realizar el análisis FODA es necesario hacer diversas preguntas, si las respuestas favorecen a la empresa entonces lo más probable es que sean fortalezas u oportunidades, si por el contrario la desfavorecen entonces seguramente serán debilidades o amenazas, por ejemplo:

Fortalezas: ¿el sistema gestión de almacén permite existencias adecuadas? ¿la ubicación de centros de distribución favorece el servicio a un mercado de interés? ¿la empresa cuenta con un sistema para atender quejas oportunamente?

Oportunidades: ¿qué cambios regulatorios existen en materia logística? ¿qué tecnologías novedosas podrían reducir costos o tiempos de entrega? ¿qué áreas de oportunidad existen para la consolidación de operaciones entre diferentes unidades de negocio de la empresa? ¿Cuáles tendencias de segmentación de mercado podrían ser útiles?

Debilidades: ¿qué factores del sistema logístico afectan negativamente las ventas? ¿existe un porcentaje bajo de satisfacción de clientes, por qué? ¿qué tan eficiente es la interface entre el sistema logístico con las áreas de producción, marketing y finanzas?

Amenazas: ¿los competidores pueden entregar pedidos en menor tiempo? ¿Qué elementos exteriores a la empresa podrían afectar moderadamente o fuertemente las actividades de almacenamiento y distribución? ¿existe algún tratado comercial que pueda reducir las ventas de la empresa?

Una vez obtenidas, éstas deben ser ordenadas conforme a prioridades: altamente prioritarias, moderadamente prioritarias y leve o nulamente prioritarias.

Paso 4.- Determinación, formulación y puesta en marcha de estrategias

El siguiente paso es determinar las estrategias que permitan potenciar las fortalezas de la empresa, combatir las debilidades y anticipar las amenazas y las oportunidades, y ponerlas en marcha.

Las estrategias pueden determinarse de acuerdo a la experiencia y conocimiento de los mandos gerenciales o bien mediante propuestas desde la teoría administrativa como son estrategias ofensivas, defensivas, genéricas y concéntricas, o el análisis vectorial de crecimiento y análisis del portafolio de productos y servicios, por ejemplo.

Cómo factor preponderante en la elección de estrategias, es necesaria la asignación de recursos y la determinación de un plan de acción donde se definan los tiempos y entregas de la ejecución.

Por otra parte, la puesta en marcha de estrategias puede realizarse por niveles, es decir, desde el nivel gerencial se instaura conciencia logística y se orienta a los directores de área en términos de rentabilidad, luego se procede con los niveles operativos, entregándoles objetivos y estrategias a corto plazo.

Paso 5. Elección de indicadores

Ya que se ha puesto en marcha el PEL es importante que se realice un monitoreo o una auditoría, lo que se verá favorecido si la empresa cuenta con un sistema ISO, en caso contrario, deberá iniciarse con la documentación de los procesos. Es necesario contar con los parámetros o indicadores que nos permitan calificar el sistema logístico en general y que de manera particular sean representativos de cada una de las conclusiones obtenidas del análisis FODA.

Los indicadores se pueden dividir en:

I. Actividades de servicio al cliente: tiempo del ciclo del pedido, índice de pedidos atendidos, tiempo de respuesta a reclamaciones, tiempo y costos para ajustar cantidades de un pedido, capacidad para interactuar con la programación de la producción y capacidad para sustituir con base en el mix de marketing (proceso de planificación y ejecución).

II. Eficiencia en costos logísticos según procesos clave y de soporte: transporte, almacenes, gestión de inventarios, laneación y programación de la producción, ompras y suministros, procesamiento de pedidos.

III. Nivel de utilización de activos: inventarios, instalaciones para almacenamiento, equipo propio para manipulación, flota de vehículos propia y equipo para captación y procesamiento de información.

IV. Mejores prácticas logísticas de referencia en competidores líderes: En particular, el desempeño con relación al nivel de servicio y calidad que se ofrece al cliente así como en utilización de activos.

Al elegirse los indicadores conviene añadir información de la competencia en lo que se conoce como benchmarking.



Paso 6. Implementación de sistemas de gestión de calidad y benchmarking

I. Auditoría interna
La auditoría interna tiene como principal función evaluar que las actividades y registros del PEL se ajusten al plan y se lleven en tiempo y forma. Para ello, se utilizan entrevistas directas y profundas al interior de la organización y se realiza un estudio de la documentación y procesos del sistema logístico.

II. Auditoría externa
Se realiza mediante entrevistas directas, dentro y fuera de la organización, y el estudio de documentación interna y externa para caracterizar procesos logísticos integrados en el contexto de estudios de caso en relación a clientes líderes y agentes en canales de comercialización alternativos.

III. Benchmarking
Benchmarking es la exploración, caracterización y análisis de las mejores prácticas logísticas mediante un estudio comparativo con las empresas líderes en el ramo de procesos logísticos clave. Actualmente se hace énfasis en aspectos tecnológicos y de tendencias en outsourcing.

Paso 7. Revisiones periódicas

Para asegurar que el PEL sea actual y cumpla con su misión de mejora continua se requiere que se revise periódicamente. Las revisiones las establece el grupo de trabajo y las verifica dirección general, se definen las nuevas acciones y tareas para un siguiente periodo.

El PEL busca enfocar todos los esfuerzos en la construcción de valor agregado para nuestro producto o servicio, eliminando la rivalidad de propósitos entre las diferentes áreas del sistema logístico y logrando una mejora constante basada en el conocimiento de aquellas circunstancias o características de carácter interno y externo que afectan a la organización, logrando que el sistema de operación logística sea eficiente en el suministro y distribución.