Sistema Cross-Docking por niveles

Implementarlo y no morir en el intento

El cross-docking o punto de carga-descarga es un sistema utilizado para la distribución de productos, los cuales no son almacenados sino que se preparan inmediatamente para su próximo envío. Este sistema tiene origen en el ferrocarril: el tren llega a la estación, la mercadería es descargada de éste y cargada en carros para ser transportada hasta su destino final, en ningún momento quedan productos almacenados.

Hoy en día, este sistema es una de las principales herramientas logísticas a nivel mundial, y una de las alternativas más interesantes para aquellas empresas que buscan mejorar sus operaciones y ser competitivas, en un entorno cada vez más globalizado.

De acuerdo a datos del Banco Mundial, México ocupa actualmente el lugar 50 con 3.13 puntos, en el Índice de Desempeño logístico de un total de 160 países a nivel mundial. Este indicador evalúa las actividades comerciales de un país como: el desempeño de las aduanas, la calidad de la infraestructura y la puntualidad de los envíos, entre otros.

Este sistema forma parte de una serie de mejores prácticas en logística, entre las que se encuentran el sistema justo a tiempo (just in time), sistemas integrados de información (ERP), sistemas de e-business, transporte (TMS) y de previsión, entre otros. La mayoría de las veces, la implementación de un sistema cross-docking ha sido precedida por alguna o varias de otras prácticas logísticas. Esto se debe a que el cross-docking requiere de acciones previas para facilitar su aplicación. En México es muy utilizado en circuitos de entrega a cadenas de autoservicio, donde siete de cada diez empresas lo utilizan.

También es importante considerar que el sistema cross-docking requiere de un gran esfuerzo de sincronización entre diferentes eslabones de la cadena de suministro, así como tiempo de planeación y adecuación, con lo que la implementación se convierte en una tarea compleja y demandante. Por ello, abordaremos los puntos básicos para poner en marcha un sistema cross-docking.

CROSS-DOCKING: OBJETIVOS Y BENEFICIOS
El objetivo principal del sistema cross-docking es reducir, o de ser posible eliminar, los inventarios no productivos, los cuales exigen grandes inversiones de capital. Las ventajas de su implementación son:

Reduce:
• Costos de distribución, inventario, recepción de mercadería, almacenaje, manipuleo o preparación de pedidos y costos de depreciación de equipos e infraestructura

• Área física

• Quiebres de stock en el punto de venta directa

• Cantidad de almacenamiento en todas las cadenas de abastecimiento

• Complejidad de las entregas

• Mermas por productos dañados o caducados

Aumenta:
• Rotación de metro cuadrado por metro de distribución, vida útil y disponibilidad del producto

Mejora:
• Flujo de producto

Contempla:
• Transporte rápido, seguro y a bajo costo

• Un enfoque en las necesidades de los clientes.

Una implementación correcta y eficiente del sistema puede ahorrar en promedio 25 % de los costos de almacenaje. Sin embargo, una implementación deficiente puede producir un abandono prematuro del sistema, y las consecuentes pérdidas económicas. Existen dos razones fundamentales por las cuales la implementación del sistema de cross-docking puede fallar: 1) No haber considerado los requerimientos previos y 2) Comenzar con un proyecto demasiado ambicioso que resulte muy costoso en recursos humanos y económicos.

FACTORES DE ÉXITO
Con el fin de garantizar el éxito de la operación, es fundamental controlar totalmente las funciones siguientes antes de implementar una estrategia de cross-docking:

• Empresa (proveedor): un sistema de cross-docking requiere de una estructura organizacional adecuada, aunque no es un requisito obligatorio, contar con un sistema de gestión de calidad (certificado o no) permite llevar controles y registros en procesos clave de la distribución. Así, la etapa de diagnóstico y priorización de tareas pueden resultar más sencillas de realizar. Por otra parte, es importante conocer objetivamente la capacidad de producción, esto con el fin de conocer si la empresa puede surtir en tiempo y forma los pedidos.

• Compromiso gerencial: debe de existir un compromiso desde los altos mandos para la eficiente puesta en marcha de una operación de cross-docking.

• Cliente: Para que un sistema cross-docking sea verdaderamente funcional debe satisfacer los requerimientos del cliente. Esto quiere decir que el sistema sólo es funcional cuando el tiempo de llegada del cross-dock cumple con las necesidades del cliente.

• Sistema de información: el sistema de información debe permitir la gestión de pedidos asignados, la trazabilidad de los productos en tránsito, el abastecimiento sincronizado y controlado con los flujos de despacho hacia los clientes finales, el ordenamiento y la planificación de las operaciones de tránsito en el centro de distribución. En pocas palabras, debe existir una sincronización entre la empresa, el centro de distribución y el cliente. Es fundamental hacer cotizaciones de las herramientas que se requieran; así como de los recursos humanos asignados.

• Compartir información: este es un tema crucial para el buen funcio-namiento de una estrategia de cross-docking. Debe haber acceso y difusión oportuna de la información en todos los módulos del sistema, para así saber datos sobre capacidad de abastecimiento, tiempos de respuesta, demanda de los clientes, mercadería en tránsito, etc. Es posible la implementación de sistemas de intercambio electrónico de datos (IED).

• Personal, equipo e instalaciones en el centro de distribución: el sistema cross-docking elimina o reduce en gran medida el almacenamiento y picking (proceso que consiste en partir de una lista de artículos y sus ubicaciones en el almacén, e ir recogiendo las unidades que especifica la lista para conformar uno o varios pedidos). Sin embargo, generalmente, los requisitos para la recepción y envío de productos aumentan. Es importante, entender los requisitos y tener los recursos suficientes destinados a garantizar el cumplimiento de todas las necesidades. Por ejemplo, conocer las horas pico y tener disponibilidad de espacio para maniobras y estacionamiento de remolques.

• Ubicación del centro de distribución: toda operación de cross-docking debe estar ubicada estratégicamente para minimizar el costo global de transporte proveedor-cliente final. Se debe de hacer un análisis para situar en un punto estratégico y de manera idónea el centro de distribución, para reducir el desplazamiento y los tiempos de tránsito de la mercadería.

Una vez que se han planteado los requerimientos previos, es importante decidir qué tan amplio y ambicioso será el sistema. Como muchos otros sistemas, el cross-docking puede ser implementado por una empresa por etapas o niveles de maduración.



IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA CROSS-DOCKING POR NIVELES
Es recomendable que cada empresa defina cuáles son los niveles de implementación más adecuados a su situación, lo cual se puede establecer mediante las siguientes consideraciones:

• Métodos de realización de previsiones de venta y errores

La previsión de ventas es sumamente importante en sistemas como cross-docking, en dónde el conocimiento previo del volumen de ventas, permite hacer ajustes necesarios con tiempo de anticipación. Hay diversos métodos para realizar una previsión de futuras ventas, los cuales se pueden usar en conjunto o por separado. Una vez elegidos los métodos, es importante revisar su capacidad predictiva, es decir, el porcentaje de error. Una empresa que nunca ha realizado previsiones de venta, puede comenzar por hacer uso de métodos de estimación cualitativa: se basan en datos históricos o entrevistas con clientes. Se trata de métodos menos rigurosos pero que aportan información de mucho valor.

Por otra parte, los métodos de estimación cuantitativa son aquellos basados en estimaciones matemáticas. Para llevar a cabo este tipo de estimaciones existe en el mercado software especializado.

• Porcentaje de entregas

Uno de los puntos más importantes para la implementación de un sistema de Cross-docking es decidir el porcentaje de las entregas que será considerado en la primera etapa de la puesta en marcha. Se puede definir de acuerdo a las necesidades de cada empresa, en general; es posible comenzar con al menos un 30 % de las entregas, de tal manera que la empresa se familiarice con los procesos y la implementación tenga un buen retorno de inversión (ROI).

• Tipo de producto

Muy relacionada con el punto anterior, está la decisión de cuáles serán el o los tipos de productos para una primera etapa; la empresa puede tomar la decisión por los costos de almacenaje que le representan o por su facilidad de traslado. Otro punto importante, es verificar que el empaque con el que es trasladado el producto sea el ideal; es decir, determinar la fragilidad del empaque para evitar mermas en el traslado.

• Tecnología para las notificaciones de envío

Actualmente, co-mo parte fundamental del sistema de cross-docking, están las notificaciones de envío; es decir, el medio por el cual la empresa se mantiene informada del “status” de los envíos. La tecnología para el envío de estas notificaciones, también puede ser aplicada de acuerdo a la maduración del sistema:

• Cross-docking Manual: La clasificación en el centro de distribución y su monitoreo, se lleva a cabo manualmente, generalmente se utiliza un código de barras y un capturista. Su desventaja es, que la información se genera más lentamente y puede no ser en tiempo real.

• Cross-docking basado en RF: Monitoreo mediante radio frecuencias (RF). Los operarios reciben instrucciones durante todo el proceso de preparación de pedidos, mediante terminales portátiles. Se hace una lectura de los productos y ubicaciones y, si es necesario, se introducen controles de peso, se comprueban los códigos de los productos en la pantalla y se notifica cualquier error.

• Cross-docking basado en el transportador: Este tipo de sistema es ideal para inventarios cero. Se trata de transportadores automatizados que mediante un lector de barras estacionario y bandas transportadoras, clasifica los paquetes de acuerdo a su destino y los dirige hacia las plataformas indicadas.

Es importante pensar en que no siempre la mejor solución tiene que implicar automatización. Si una empresa maneja un número de órdenes que pueden ser gestionadas manualmente, o bien, tiene largos períodos de bajo número de órdenes; puede resultar más barato usar el cross-docking manual.

Algunos expertos recomiendan realizar un ensayo piloto, para verificar que las características del sistema y las entregas están funcionando de la mejor manera, además de identificar posibles problemas y errores.

El sistema de punto de carga-descarga puede ser un aliado importante para las empresas; sin embargo, antes de tomar la decisión de implementarlo, es importante considerar el monto de la inversión, las circunstancias en que es favorable utilizarlo y aquellas en las que no, las rutas, los volúmenes y las distancias, el personal y las herramientas. Una vez que se ha decidido que sí es propicia su aplicación, es recomendable pensar cuál será su alcance y echar a andar el sistema en un nivel que permita familiarizarse con el cross-docking, a la vez que se determinan los requerimientos para llevarlo a un nivel de maduración más alto. Así, no darse por vencido en las primeras complicaciones, ya que podría ser más costoso abandonar esa inversión inicial, que seguir hacia la mejora continua por niveles de funcionamiento.