Trabajo a distancia

Jul-Ago, 2014  |  Administración

Claves para la efectividad

El trabajo desde casa es el sueño dorado de muchas personas. El deseo de no perder tiempo en los traslados, tener mayor tiempo para convivir con la familia e incluso dedicar más horas a actividades recreativas suena por demás atractivo, pero, ¿sabemos lo que significa? ¿es conveniente para las empresas? ¿qué factores se deben considerar antes y durante su implementación?.

Antes de contestar estas preguntas empecemos por los antecedentes.

El modelo de teletrabajo (mejor conocido como Home Office) o trabajo a distancia surge en la década de los años 70 cuando en Estados Unidos se vivía la crisis del petróleo. Jack Nilles, considerado el padre del teletrabajo, comenzó a pensar en la optimización de los recursos no renovables; su primera idea fue llevar el trabajo al trabajador y no el trabajador al trabajo.

Este primer concepto fue llamado telecommutting.

En las siguientes décadas, el gran incremento en la penetración de internet y su tendencia a la baja del costo para los usuarios particulares, sentaron las condiciones adecuadas para que millones de personas contaran con los recursos necesarios para trabajar a distancia.

Sin embargo, la evolución del teletrabajo no ha sido homogénea a lo largo del planeta, los avances más importantes se han dado en el continente Europeo (países anglosajones) y en Estados Unidos.

En Latinoamérica, la situación fue diferente. El desempleo fue una de las causas que detonó el teletrabajo; por ejemplo, en Argentina en la década de los 90, ante las altas tasas de desempleo, los jóvenes recién egresados optaron por ofrecer sus servicios a través de la tecnología. Actualmente, Perú, Colombia, Uruguay y Argentina son los países donde se ha desarrollado más esta modalidad de empleo.

En México, el teletrabajo apenas se conoce. Las grandes empresas multinacionales han desarrollado modelos exitosos e implementado sistemas acordes, pero la mediana y pequeña industria, aunque tendría que ser la gran impulsora de esta modalidad, desconoce los requerimientos básicos.

Si bien no hay una definición consensuada de teletrabajo, sí hay elementos comunes en todas ellas, es decir: distancia física entre el trabajador y las oficinas de la empresa, el uso de las tecnologías informáticas y de las comunicaciones como medios de producción y la necesidad, por parte de las empresas, de un cambio de organización y ejecución de la actividad laboral.

Más allá de la definición, el teletrabajo puede ser descrito por sus características particulares:

1. Actividad laboral que se lleva a cabo fuera de la organización en la cual se encuentran centralizados todos los procesos.

2. Requiere del uso de tecnologías para facilitar la comunicación entre las partes sin necesidad de estar en un lugar físico determinado para cumplir las funciones.
(El trabajo puede ser desempeñado en su casa, la casa de un familiar o amigo, en un hotel, en un restaurante, en un autobús, en un auto o en cualquier otro lugar).

3. Es un modelo organizacional diferente al tradicional que replantea las formas de comunicación interna de la organización y, en consecuencia, genera nuevos mecanismos de control y seguimiento a las tareas.

Las tecnologías de información y comunicación son el punto fundamental para el desarrollo del teletrabajo, ya que permiten el procesamiento de información para su uso o para la comunicación.

En éstas se puede englobar la computadora, el fax (prácticamente en desuso), el teléfono móvil, el propio internet (correo electrónico, chat, llamadas sobre IP y videoconferencia, aplicaciones tipo cloud, etcétera).En especial las aplicaciones tipo intranet (dentro de la organización) y extranet (clientes y proveedores).

El teletrabajo significa una verdadera globalización del sistema laboral ya que permite, por ejemplo, contratar a un especialista a distancia y trabajar en conjunto como si se encontrara en la misma ciudad.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS

Los beneficios para la empresa se ven reflejados en:

1. Menor infraestructura.

2. Mejora de productividad.

3. Menores costos de mantenimiento de la empresa, luz, agua, renta, mobiliario, instalaciones, etcétera.

4. Se reduce el ausentismo por enfermedad, ya que el trabajador podrá seguir realizando sus funciones en casa cuando no se trate de padecimientos graves, lo que se traduce en aumento de la productividad.

5. La empresa puede mantener sus comunicaciones libres decongestionamientos.

6. Facilidad de expansión geográfica y trabajo multidisciplinario debido a que se pueden tener colaboradores en distintas ubicaciones (incluso se puede trabajar desde un país distinto).

7. Crecimiento sin cambios estructurales.

8. Menor contaminación al disminuir los traslados de trabajadores desde sus casas a sus puestos de trabajo.

Por otro lado, existen algunas consideraciones para que este modelo de trabajo sea efectivo:la empresa deberá contar con controles bien estructurados de productividad del personal, de tal modo que cualquier proceso pueda ser evaluado y aprovechado.

Se deberá comunicar claramente y desde un inicio la forma de evaluación: trabajo por horario o por objetivos.

Se recomienda tener juntas quincenales o mensuales que ayuden a no perder de vista los objetivos a alcanzar.

Si la empresa lo considera necesario, no está de más visitar esporádicamente el lugar en donde el trabajador realiza sus tareas.

Se deberá contar con herramientas de software actuales que permitan la utilización de estructuras especiales para trabajo a distancia (programas de administración de datos, intranets, redes sociales, etcétera).

En un principio se podría pensar que es suficiente con el e-mail para envío de archivos, sin embargo, para archivos muy pesados, el correo no funciona como medio principal.

Es aquí cuando el uso de las redes puede ser la solución para compartir información.

Es importante contar con medios de comunicación efectivos con los trabajadores. Compartir la visión y la misión es fundamental para motivar a trabajadores comprometidos y crear sentido de pertenencia.

Las actividades profesionales que tienen gran futuro vía el teletrabajo son entre otras: desarrollador de aplicaciones (APPS), analista de medios electrónicos y redes sociales, asesor/consultor en diversas áreas, moderador, ejecutivo de ventas y telemarketing, ingenieros en sistemas y computación, en telecomunicaciones e informática administrativa, profesionistas relacionados con el marketing que ahora exponen las marcas a través de medios electrónicos y redes sociales, periodismo, escritores, traductores, vigilancia electrónica, entre otros.

Las ventajas para el trabajador son:

1. Menos estrés.

2. Mayor productividad.

3. Mayor concentración en la realización del trabajo.

4. Incluyente de personas con capacidades diferentes, y evita la discriminación, pues lo importante son los resultados.

5. El trabajador impone el ritmo de trabajo.

6. Ahorro en el transporte y ganancia en el tiempo de traslado.

7. Mejora la calidad de vida con el equilibrio de la vida laboral y familiar.

8. Significa también trabajar a gusto, con ilusión, mayor dedicación y compromiso.

Para que el teletrabajo desde casa sea realmente efectivo, el trabajador debe preparar un espacio físico que no tenga contacto con las áreas de tráfico. En caso óptimo debe ser una habitación separada y acondicionada como oficina. Esto ayudará a evitar distractores.

La disciplina es la clave. Poner horarios fijos y trabajar en horarios normales de oficina, así como llevar un control diario de las actividades, ayudará al trabajador a mantener sus niveles de productividad. El teletrabajo no significa “hago mi trabajo cuando puedo o quiero”, sino una responsabilidad y compromiso integral.

Es importante mencionar cuáles son las posibles desventajas, de modo que tanto la empresa como el trabajador contemplen las soluciones y emprendan acciones.

Posibles desventajas para la empresa:

1. Rendimiento decreciente, ya que la supervisión del trabajador
a distancia es menor.

2. Conflictos derivados de la lealtad de los teletrabajadores cuando accedan a las bases de datos de la compañía (mal uso de la información).

3. Menor identificación del trabajador con la empresa.

4. El aislamiento físico produce una menor socialización y participación del trabajador.

5. En algunos casos, incremento en costos de equipamiento y comunicaciones: necesidad de la organización de poner a disposición de los empleados el equipo necesario para que puedan trabajar.

Posibles desventajas para el trabajador:

1. Inseguridad laboral, ya que puede ser más frecuente un despido por la falta de contacto directo.

2. Falta de ambiente laboral, el ambiente en el que el trabajador labora puede no ser el más apto para la realización de sus actividades.

3. Aumento de conflictos o distracciones dentro del núcleo familiar.



LA ELECCIÓN DE LOS CANDIDATOS
Como se ha mencionado anteriormente, si bien el teletrabajo es atractivo para muchos, es muy importante elegir a los candidatos adecuados para que pueda resultar.
El perfil que se debe buscar para una posición de teletrabajo debe cumplir con los siguientes requisitos:

Conocimiento de sistemas de información.

Alto sentido de responsabilidad y compromiso.

Independiente y disciplinado.

Capacidad de administrar el tiempo.

Creativo y con iniciativa.

Autoestima alta.

Organizado.

Orientado a resultados.

Además de:

Disponer de una computadora y tener acceso a internet.

Contar con un espacio adecuado para realizar las tareas sin distracciones.

Estar dispuesto a tomar un entrenamiento.

Comprometerse con la nueva modalidad de trabajo.

Grupo Cosmos ha constatado por experiencia propia que, en la actualidad, las mujeres son candidatos muy interesantes, este nicho de personas puede resultar muy rentable para las empresas, ya que una buena cantidad de mujeres profesionales y con buenas trayectorias laborales que -por diferentes circunstancias, como el cambio de residencia o la maternidad-, no encuentran una opción real para continuar con su desarrollo profesional.

El teletrabajo es una opción perfecta para no descuidar a su familia y poder mantener equilibrio personal y profesional.

Para las empresas no será necesario invertir mucho en capacitación, su experiencia laboral se convierte en un activo.

También personas con capacidades diferentes o personas que no pueden desplazarse de un lugar a otro, pueden ser candidatos ideales para el teletrabajo, siempre y cuando se cumpla con el perfil.

MARCO REGULATORIO
Hasta el día de hoy, aún existe poco consenso en materia legislativa sobre la regulación del teletrabajo.

La legislación internacional y nacional, en general, hacen mención al trabajo a domicilio y no al teletrabajo.

Sin embargo, es de relevancia enunciar que existe una norma internacional que regula el trabajo a domicilio: Convenio 177 de la Organización Internacional del Trabajo (OIT) publicado en 1996. Dicho documento se centra en conservar la igualdad entre trabajadores en materia de no discriminación, seguridad y salud, remuneración, regímenes legales de seguridad social, acceso a la formación, edad mínima de admisión al empleo y protección de la maternidad.

Según el Convenio 177 de la Organización Internacional del Trabajo (OIT), el trabajo a domicilio considera los siguientes aspectos:

(I) Es el trabajo realizado por el trabajador en su domicilio o en otros locales que escoja, distintos de los locales de trabajo del empleador

(II) A cambio de una remuneración.

(III) Con el fin de elaborar un producto o prestar un servicio conforme a las especificaciones del empleador, independientemente de quién proporcione el equipo, los materiales u otros elementos utilizados para ello.

Aunque, el teletrabajo podría incluirse en la definición de la OIT, puesto que cumple con los tres puntos anteriores; se consideran otros trabajos a domicilio que no son propiamente, teletrabajo.

Uno de los avances más importantes en el marco regulatorio, se realizó en 2002 en el Primer Congreso Iberoamericano de Teletrabajo, en donde se consideraron que las principales características de un contrato de teletrabajo son:

Distancia. (Se puede elegir la alternancia de realizar la actividad en la empresa y otra ubicación).

Valoración por objetivos y no por horarios.

Detallada y completa descripción de las tareas a realizar, plazos de desarrollo y entrega, tipo de contratación, modo de pago, distribución de gastos (material, seguros, etcétera).

En México el primer esfuerzo que se ha realizado en este contexto está vertido en la reciente Reforma Laboral publicada en el Diario Oficial de la Federación en noviembre 2012, en el capítulo XII de la Ley Federal del Trabajo, donde se incluye lo siguiente:

Artículo 311. “…Será considerado como trabajo a domicilio el que se realiza a distancia utilizando tecnologías de la información y la comunicación”.

En el artículo 313 se indica: “trabajador a domicilio es la persona que trabaja personalmente o con ayuda de su familia para un patrón”.

Como se puede ver, la ley hace mención a las tecnologías de la información y la comunicación, sin embargo en el artículo 313 al definir quién es el trabajador a domicilio se hace referencia a una gran variedad de actividades. Lo cual no está mal, pero nos habla de una ambigüedad en la definición de conceptos.

Destaquemos que para México, al ser ya el teletrabajo considerado como una forma de trabajo a domicilio y, por lo mismo contemplado en la Ley Federal del Trabajo, debe ser visto como alternativa para que los empleadores consideren adoptar este tipo de actividad, a pesar de las lagunas que la misma Ley aún no precisa; como es la protección de la información, un punto de suma relevancia para el uso de datos en sistemas o documentos impresos, por lo que es necesario, como mínimo, la elaboración de convenios de confidencialidad cuyo alcance cubra todos los posibles riesgos de fuga o mal uso de la información de la empresa por parte del trabajador.


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