El valor de la información

¿Qué hay entre la generación de datos y la creación de conocimiento?

Desde hace unos 20 años, se habla de que entramos en la era del conocimiento. Se dice que anteriormente, en la era industrial, las empresas valían por sus activos fijos y su capacidad de manufactura; mientras que ahora valen más por aquello que saben y sobre todo, por lo que pueden concebir, por su capacidad de innovar, por su “mentefactura”.

Sin embargo, para que el conocimiento que tiene una empresa haga realmente una diferencia en el mercado, la organización debe ser capaz de gestionarlo conscientemente ¿En qué consiste esta gestión?

Para abordar el tema, es conveniente saber qué es el conocimiento, y qué diferencia guarda con la información y con los datos.

CONOCIMIENTO, INFORMACIÓN Y DATOS

Desde el punto de vista de una empresa, el conocimiento puede entenderse como la aplicación de la información a la toma de decisiones, como el cúmulo de saberes (“saber qué”, “saber cómo” -y cuándo-, “saber dónde” y “saber por qué”) asociados a una actividad.

Así, la información se puede definir como la integración y asociación estructurada de datos de diferente naturaleza, de manera que puedan ser fácilmente codificados. Es el insumo básico para el conocimiento y se ha vuelto un tema central en las actividades de prácticamente cualquier empresa.

Por su parte los datos pueden ser vistos como hechos, como una característica de algo. Para que un dato esté completo, suele tener varios atributos: un qué (objeto), un quién (sujeto), un dónde (espacio), un cuándo (tiempo), un cuánto (cantidad), entre otros.

Por ejemplo, si conocemos un rango de temperaturas de fusión de una resina, tenemos datos pues sabemos el qué (temperatura de fusión), el quién (resina), el cuánto (el rango). Si asociamos otros datos a éstos, tendremos información: en las temperaturas cercanas al límite superior, la resina fluye más rápidamente (es menos viscosa) que en los límites inferiores, pero tiende a perder sus propiedades naturales por estrés térmico. Al aplicar esta información, podemos tener conocimiento: si se quiere inyectar la resina en un molde, al aumentar la temperatura se podrá hacer más rápido y producir más piezas por unidad de tiempo, se consumirá más energía en calentar, pero menos en inyectar, y habrá el riesgo de que algunas piezas salgan mal, o de que se dañe la materia prima.

Si se hacen experimentos y se registran, se podrá tener mucha información disponible, que podrá ser compartida con otros (con los compañeros de trabajo, con los proveedores, con los clientes, etc.). Esta información codificada, ordenada y compartida, hace que el conocimiento de la organización en su conjunto aumente, por lo que el valor de lo que se ofrece al mercado, crece también.

Por ejemplo, si todo el conocimiento que se obtuvo a través de los experimentos no fuera fácil de obtener, y se pone a disposición de los clientes a través del servicio técnico o de asesorías, obtendrían un valor mayor al que pudieran tener con la competencia, por lo que ambas empresas tendrían una ventaja: el proveedor podría cobrar un sobreprecio o mantener la fidelidad del cliente, y este último tendría información valiosa aplicada a sus procesos.

JERARQUÍA Y VALOR

Se establece así una relación jerárquica entre datos, información y conocimiento, la cual puede ser entendida como un arreglo (Figura 1). Si el objetivo es tomar mejores decisiones, para ello se recopilan muchos datos, posteriormente se asocian generando información y por último, se sacan conclusiones que apoyan la toma de decisiones.

Figura 1. Jerarquía entre datos, información y conocimiento.

De esta manera cada nivel del arreglo cumple un propósito igualmente importante; es decir, se debe cuidar la recopilación de datos, la agrupación y asociación de éstos, así como el análisis y sus criterios, para poder tomar decisiones acertadas.

El reto de cualquier empresa es que los datos que lleguen a ella alcancen un nivel más alto, que lo hagan de manera continua y oportuna, y que exista transferencia del conocimiento a los miembros de la organización que corresponda. Si existen además, datos que no llegan a la organización y sean considerados útiles, hay que diseñar la forma de obtenerlos.

DE LA INFORMACIÓN A LA CREACIÓN DE CONOCIMIENTO

Hay dos factores a tomar en cuenta para la apropiación del conocimiento en una empresa, el primero es gestionar la información, y el segundo es gestionar el conocimiento.

Con respecto a la información, lo principal es distinguir cuál es confiable, y cuál es pertinente. La información confiable proviene de datos cuya autenticidad puede verificarse; por ejemplo, el rango de fusión de la resina puede ser reproducido en un laboratorio, o a través del acceso a las bitácoras, otros técnicos pueden comprobar las condiciones bajo las cuales estos datos funcionan. Hay también fuentes de información externas y confiables; para el ejemplo, las temperaturas de fusión reportadas en un artículo técnico arbitrado, o en una patente.

Por otro lado, con las nuevas tecnologías el acceso a la información se ha democratizado, por lo que su disponibilidad ya no representa una barrera. Ahora la dificultad radica en gestionar el flujo debido a la velocidad con la que se genera, filtrar e identificar aquella que se necesita, en el momento adecuado, ello le da pertinencia a la información.

Lo ideal sería que una organización fuera capaz de identificar, captar, clasificar y analizar una gran cantidad de información útil (de mercado, financiera, económica, tecnológica, regulatoria, etc.), y hacerla llegar a las personas adecuadas para generar conclusiones e implementar acciones que respondan de manera óptima a las condiciones del mercado.

Para la gestión del conocimiento hay que saber que éste puede ser explícito o tácito, es decir, puede estar asentado en algún tipo de sistema (papel, digital, video, etc.), de tal manera que sea accesible para diferentes personas y pueda ser transferido de un individuo a otro (debe ser codificable); o puede estar en una persona o grupo, pero que no sea fácilmente transferible a otra persona o grupo (poco codificable).

Por ejemplo, si un operario sabe cuándo la resina está a punto de tener estrés térmico, pero no puede compartir este conocimiento, entonces es tácito. Para hacerlo codificable, hay que encontrar aquello que es relevante y documentarlo, tal vez el operario vea un cambio de opacidad en el material, esta variable (dato) tendrá que ser agregada al conocimiento transmitible. Si bien son las personas las que aplican la información a la toma de decisiones, el conocimiento sólo le pertenece a la organización cuando ha sido codificado y es transferible, de otro modo, sólo le pertenece a las personas.

De esta manera el conocimiento puede ser visto como un estadio superior a la generación de información: como un proceso en el que las conclusiones obtenidas a partir de la información se distribuyen en toda la compañía, al mismo tiempo retroalimenta la información que la empresa resguarda. Los procedimientos donde se detalle la manera de ejecutar las actividades empresariales, pueden ser vistos como una forma de conocimiento organizacional muy valioso, pues codifican el saber de la empresa.

Existen herramientas para el manejo de la información y conocimiento, conocidas como Sistemas de Gestión de Información (SGI) y Conocimiento (SGC), las cuales trabajan de manera integrada y continua dentro de una compañía. El SGI recaba, clasifica y valida la información, y el SGC se encarga de aplicarla y transmitirla hacia los miembros de la organización, y posteriormente retroalimentar el Sistema de Gestión de Información. Los sistemas suelen atender a diferentes clientes, por lo que, para que sean funcionales, deben tener claros cada uno de los objetivos.

La creación de redes de trabajo y las tecnologías de la información son vitales para obtener resultados en menor tiempo y de manera más eficaz. Sin embargo hay que recordar que los Sistemas de Gestión deben estar diseñados para aportar soluciones y no para automatizar problemas, su fundamento está en la información y en el conocimiento de los miembros de la empresa, por encima de la tecnología que se utilice para su manejo.

Muchos de los pasos que conllevan a la generación de un sistema de gestión de la Información y el Conocimiento, no son necesariamente costosos o exclusivos de las grandes compañías y su implementación puede significar grandes cambios en las empresas, generando ventajas competitivas.

Por ejemplo, llevar bitácoras o asentar las experiencias con clientes durante las cuales se presentaron y resolvieron problemas técnicos, con una descripción amplia y precisa de lo ocurrido, puede dar conocimiento y saber transferible; conforme se acumulen experiencias, esto dará un expertisse a la organización que los clientes valorarán.

Cuando los miembros de una organización comprenden el valor y poder de la información, la empresa en su conjunto será capaz de ver situaciones futuras, presentes y pasadas desde una perspectiva privilegiada, lo que seguramente encaminará sus acciones hacia mejores resultados. Si quieres saber más de tecnologías de la información y en qué pueden ayudar a tu estrategia de negocios ponte en contacto con nosotros: [email protected]